Naar de inhoud
Naar de homepage

Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens Kraan Customs Services verwerkt, waarvoor, op welke grondslag, hoe lang, met wie wij delen, hoe wij beveiligen, en welke rechten u heeft. Wij richten ons op zakelijke klanten en bezoekers van onze website.

  1. Wie wij zijn

    Verwerkingsverantwoordelijke is Julius Kraan, handelend onder de naam Kraan Customs Services, Laan van Meerdervoort 718, Den Haag, e-mail [email protected].

    Vragen over privacy kunt u sturen naar [email protected].

  2. Welke gegevens wij verwerken

    Wij verwerken onder meer:

    • Contactformulier en e-mail: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (als u die invult) en de inhoud van uw bericht.
    • Opdracht en klantrelatie: contactgegevens van contactpersonen bij uw onderneming, functie, correspondentie, afspraken en facturatiegegevens.
    • Douanedocumenten en aangiften: gegevens die nodig zijn voor de aangifte en het dossier, waaronder gegevens over goederen, partijen, logistiek en in voorkomend geval persoonsgegevens die in die stukken voorkomen.
    • Technische websitegegevens: wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. De website plaatst geen cookies.

    Wij vragen geen bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens via het contactformulier. Stuurt u die toch, dan verwerken wij die alleen als dat strikt nodig is voor uw verzoek.

  3. Waarvoor en op welke grondslag

    DoelGrondslag (AVG art. 6 lid 1)
    Reageren op uw bericht of kennismakingsverzoekb (stappen vóór een overeenkomst) en/of f (gerechtvaardigd belang: reageren op zakelijke verzoeken)
    Uitvoeren van de opdracht, aangiften, machtiging, facturatieb (overeenkomst)
    Voldoen aan douane- en fiscale bewaar- en medewerkingsplichtenc (wettelijke verplichting)
    Beveiliging, fraudepreventie, verbetering van onze dienstverlening zonder marketingprofilingf (gerechtvaardigd belang), met belangenafweging

    Wij gebruiken geen toestemming als grondslag om op een gewoon contactbericht te reageren. Toestemming vragen wij alleen als dat voor een apart doel nodig is (bijvoorbeeld een nieuwsbrief), en dan apart en vrijwillig.

  4. Hoe lang wij gegevens bewaren

    • Douane- en fiscale dossiers (aangiften, onderliggende stukken, correspondentie bij opdrachten): ten minste 7 jaar, aansluitend op de fiscale bewaarplicht en langer dan het douaneminimum, gerekend vanaf het einde van het relevante jaar, of langer zolang een controle, herziening of procedure loopt.
    • Contactformulier zonder opdracht: 12 maanden na het laatste contact, tenzij een opdracht of wettelijke plicht langer bewaren vraagt.
    • Facturatie en administratie: volgens de fiscale bewaarplicht (in de regel 7 jaar).

    Na afloop vernietigen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij een lopende procedure of wettelijke plicht langer bewaren vereist.

  5. Met wie wij gegevens delen

    Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven:

    • Douane en andere bevoegde autoriteiten, voor aangiften, controles en wettelijke verplichtingen.
    • Verwerkers die ons ondersteunen, onder een verwerkersovereenkomst, waaronder:
      • boekhouding;
      • e-mail en communicatie, waaronder Cloudflare (Verenigde Staten) voor berichten via ons contactformulier;
      • hosting en website;
      • opslag en archief;
      • IT- en AI-dienstverleners, als hulpmiddel bij de voorbereiding en controle van ons werk. Zij nemen geen beslissingen; de verantwoordelijkheid blijft bij ons.

    Sommige dienstverleners verwerken gegevens buiten de EER, onder meer in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen: het EU-VS Data Privacy Framework (art. 45 AVG) of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 lid 2 sub c AVG). Een kopie kunt u opvragen via [email protected].

    Wij verkopen geen persoonsgegevens.

  6. Beveiliging

    Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de aard van douanedossiers. Binnen Kraan Customs Services heeft alleen Julius Kraan toegang tot klant- en dossiergegevens. Dienstverleners verwerken gegevens alleen onder een verwerkersovereenkomst.

    Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens handelen wij volgens de AVG (vastlegging, en waar vereist melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen).

  7. Uw rechten

    U heeft onder de AVG onder meer recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Die rechten zijn niet absoluut; soms geldt een wettelijke bewaarplicht of een andere uitzondering.

    Om een recht uit te oefenen mailt u naar [email protected]. Wij reageren binnen de wettelijke termijn. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.

  8. Contact en klachten

    Voor vragen of klachten over privacy: [email protected], of per post naar Laan van Meerdervoort 718, Den Haag.

    U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

  9. Wijzigingen

    Wij kunnen deze verklaring wijzigen. De actuele versie staat op deze pagina, met de datum van de laatste update. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten langs een passende weg.

    Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026